Abwesenheits- & Kapazitätssystem für die Gastronomie
Urlaubsplanung, Krankenstand und Vertretung für Restaurant, Hotel und Großküche: Funktionen mit Mindestbesetzung, Limits für Normalbetrieb und Hochsaison, Ampel, Wandkalender und feste Ersatzregeln.
Entwickelt von Mark Pucher, Küchenchef mit 38 Jahren Praxis. Stand: , Version 1.2.
Abwesenheit wird nicht pro Person entschieden.
Sie wird pro Funktion gesteuert.
Urlaubsplanung und Krankenstand in der Gastronomie: was dieses Modul regelt
Zwei Mitarbeitende vom gleichen Platz sind gleichzeitig weg. Die Hochsaison trifft auf Resturlaub, im Oktober stauen sich die offenen Tage. Am Ende rettet es wieder jemand durch Mehrarbeit. Das Abwesenheits- & Kapazitätssystem ist Anwendungsmodul 04 der Betriebsarchitektur. Es plant Urlaub nach Funktionen, jede mit Mindestbesetzung, zwei Limits und einer festen Ersatzfunktion.
Vier Fragen aus der Risikoanalyse im Hauptdokument. Antworten Sie für Ihren Betrieb.
- Waren zwei Mitarbeitende vom gleichen Platz gleichzeitig weg?
- Wurden Engpässe durch Mehrarbeit kompensiert?
- Stand im Oktober noch viel Resturlaub offen?
- Wurde die Hochsaison durch spontane Umplanung gerettet?
Mehr Personal ändert daran nichts.
Die Planung muss sich ändern.
Wer geht? Oder: Welche Funktion bleibt stabil?
Der klassische Fehler: Geprüft wird, wer noch Resturlaub hat. Ob dadurch eine Funktion instabil wird, prüft niemand. Operative Risiken entstehen selten durch einzelne Personen. Sie entstehen durch ungesicherte Funktionen: den Grill, die Beilage, die Station im Service.
Planung nach Person
- Wer hat noch Resturlaub?
- Wer möchte wann frei?
- Entscheidung im Einzelfall
- Engpass entsteht unbemerkt
Planung nach Funktion
- Welche Funktion bleibt stabil?
- Ist das Limit dieser Funktion erreicht?
- Genehmigung nach Systemregel
- Engpass wird sichtbar, bevor er entsteht
Resturlaub ist kein Argument
gegen Funktionsstabilität.
Wie viele Mitarbeiter dürfen gleichzeitig Urlaub nehmen?
Das legt der Betrieb je Funktion selbst fest, und zwar zweimal: ein Limit für den Normalbetrieb, eines für die Hochsaison. Ein Limit im Jänner ist nicht automatisch das Limit im Juli. Ist das Limit erreicht, gibt es keine weitere Genehmigung, unabhängig vom Resturlaub. Warum ein starker Sommer nichts über die Struktur sagt, steht im Artikel Sommerumsätze sind keine Stabilität.
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Grün · Stabil
Limit nicht erreicht. Die Genehmigung ist möglich, die Funktion bleibt besetzt.
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Gelb · Kapazitätsgrenze erreicht
Keine weitere Genehmigung ohne Prüfung. Die Ersatzfunktion wird aktiviert, die Funktion beobachtet.
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Rot · Limit überschritten
Struktureller Konflikt. Eine Genehmigung trotz Überschreitung muss begründet und dokumentiert werden, die Entscheidung trifft die Führung.
- Hochsaison-Monate im Voraus festlegen, für den ganzen Betrieb
- In der Hochsaison gelten die strengeren Limits
- Ausnahmen nur mit Ersatzprüfung und schriftlich
- Ab Oktober wird Resturlaub aktiv gesteuert
Gelb und Rot sind keine Meinung.
Sie sind eine Systemaussage.
Was tun bei Krankenstand in der Gastronomie?
Urlaub lässt sich planen, Krankenstand nicht. Wer erst am Morgen des Ausfalls überlegt, wer einspringen kann, entscheidet unter Druck. Meistens trifft es den, der ohnehin schon zu viel arbeitet. Krankenstände tragen Sie im Excel-Tool als eigene Abwesenheitsart ein, sie drücken auf das Funktionslimit, ohne Urlaub zu verbrauchen. Der wichtigere Teil passiert vorher: Das System legt die Antwort fest, bevor jemand ausfällt. Warum schon zwei Ausfälle einen Betrieb kippen, steht im Artikel Krankenstand in der Gastronomie.
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Vor dem Ausfall
- Mindestbesetzung je Funktion bestimmt
- Ersatzfunktion einstufig zugeordnet: Grill ersetzt Beilage, Service Station 1 ersetzt Station 2
- Schriftlich dokumentiert, nicht im Kopf der Führungskraft
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Am Tag des Ausfalls
- Gefragt wird, welche Funktion unbesetzt ist
- Hinterlegte Ersatzfunktion aktivieren
- Status der Funktion im Monitor ablesen
- Einzelfälle werden nicht vor dem Team diskutiert
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Wenn es sich häuft
- Engpass-Tage je Funktion im Jahresreview zählen
- Läuft eine Funktion dauerhaft an der Grenze, liegt das Problem in der Struktur
- Limits anpassen, Ersatzfähigkeit schulen, Personalstruktur prüfen
Wer die Ersatzlogik vorher festgelegt hat,
hat an diesem Morgen eine Antwort statt einer Diskussion.
In sechs Schritten zur stabilen Kapazitätsplanung
Das Tool bildet Entscheidungen ab, die vorher fallen. Bevor die Excel-Datei eingerichtet wird, liegt für jede Abteilung eine Tabelle vor: Funktion, Limit Normal, Limit Hochsaison, Ersatzfunktion. Ohne diese Tabelle wird nicht eingerichtet.
Abteilungen definieren
Höchstens acht, jede mit klarer Verantwortung.
Funktionen schneiden
Nach Aufgabe, höchstens acht je Abteilung. Keine Mischbereiche.
Limits festlegen
Normalbetrieb und Hochsaison, betriebsrealistisch.
Hochsaison bestimmen
Systemweit und im Voraus, für das ganze Jahr.
Einrichten und testen
Testplanung über mindestens einen Monat.
Team einbinden
Gelb und Rot sind Systemhinweise, keine Bewertung.
Halbfertige Strukturen erzeugen
halbfertige Ergebnisse.
Ein Excel-Tool, ein Beispielbetrieb, elf PDFs. Überblick auf zwei Ebenen.
Kern des Pakets ist das AAK System V3.2, eine Excel-Datei mit elf Blättern. Das Planungsjahr wählen Sie in SYSTEM_SETUP, Feiertage, Monitor und Wandkalender folgen ihm. Weiße Zellen sind Eingabe, graue Formelzellen sind durch Blattschutz gesperrt. Abteilung und Funktion wählen Sie aus Listen. Eine Abwesenheit tragen Sie mit vier Angaben ein: Mitarbeiternummer, von, bis, Art (Urlaub, Krankenstand, Sonstiges). Krankenstand zählt gegen das Funktionslimit, verbraucht aber keinen Urlaub. Arbeitstage, Verbrauch und Rest rechnet die Datei selbst. Als zweite Datei liegt ein Beispielbetrieb bei: drei Abteilungen, zwölf Mitarbeitende, zwölf Abwesenheiten, mit Gelb- und Rot-Situationen zum Nachvollziehen.
- Für das Team
Wandkalender
Halbjahresansicht je Abteilung zum Ausdrucken. Wer wann abwesend ist, funktionsbezogen und ohne Interpretationsspielraum.
- Für die Führung
Dashboard
Betriebsweite Stabilitätsbewertung: Stabil, Beobachten oder Kritisch für jede Abteilung und für den ganzen Betrieb.
Die elf Blätter
- START: Einrichtungsreihenfolge und tägliche Nutzung
- SYSTEM_SETUP: Planungsjahr, Hochsaison-Monate, Abteilungen
- FUNKTIONEN: bis zu acht je Abteilung, Limits, Ersatzfunktion
- FEIERTAGE: Feiertage Österreich
- MITARBEITER: Funktion, FTE, Urlaubsanspruch, Rest Vorjahr
- PLANUNG: Urlaube eintragen, Verbrauch und Rest automatisch
- MONITOR: Limitstatus je Tag und Funktion
- WANDKALENDER: Halbjahres-Druckansicht je Abteilung
- URLAUBSPLAN_VORJAHR: Referenz für bestehende Urlaube aus dem Vorjahr
- DASHBOARD: Stabilitätsbewertung aller Abteilungen
- Info & Lizenz: Version und Lizenzhinweis
Elf begleitende PDFs
- Hauptdokument, 11 Seiten, acht Kapitel
- Architekturteil: die Logik hinter dem System
- Executive Summary: für die Geschäftsführung
- QuickStart: Einrichtung in fünf Schritten
- Implementierungsleitfaden: Einführung in sechs Schritten
- Vier Arbeitsblätter: Einrichtungsbogen, Genehmigungsprotokoll, Steuerungsroutine, Team-Aushang. Zum Ausdrucken und Ausfüllen
- Versionshinweis: Version 1.2, Oktober 2026
- Lizenz- und Nutzungsbedingungen
Die Mindestbesetzung ist jederzeit gewährleistet.
Nicht meistens. Jederzeit.
Ein Betrieb ist kapazitätsstabil,
wenn Engpässe sichtbar sind, bevor sie entstehen
- Die funktionale Mindestbesetzung ist jederzeit gewährleistet
- Genehmigungen folgen Systemregeln, keiner Sympathie
- Hochsaison-Limits sind festgelegt und werden eingehalten
- Resturlaub wird ab Oktober aktiv gesteuert
- Jede Funktion hat eine dokumentierte Ersatzfunktion
- Die Führung steuert Kapazität, bevor Engpässe entstehen
Wenn Urlaub nach Person genehmigt wird,
ist das Verwaltung.
Wenn Urlaub nach Funktion gesteuert wird,
ist das Kapazitätsarchitektur.
So sieht das Abwesenheits- & Kapazitätssystem aus
Eine unveränderte Seite aus dem Download. So sehen die Unterlagen aus, mit denen Sie arbeiten.
Abwesenheits- & Kapazitätssystem für Ihren Betrieb
Zwei Excel-Dateien und elf PDFs in Version 1.2. Sofort als Download.
- AAK System V3.2 (11 Blätter): Setup, Funktionen, Feiertage Österreich, Mitarbeiter, Planung, Monitor, Wandkalender, Urlaubsplan Vorjahr, Dashboard, Start, Info & Lizenz
- AAK System V3.2 Beispielbetrieb: dieselbe Datei, ausgefüllt mit einem fiktiven Betrieb
- Hauptdokument (11 Seiten), Architekturteil, Executive Summary, QuickStart, Implementierungsleitfaden, Versionshinweis, Lizenz- und Nutzungsbedingungen, vier Arbeitsblätter (Einrichtungsbogen, Genehmigungsprotokoll, Steuerungsroutine, Team-Aushang)
Dieses Modul ist Teil des Strukturwerks
Im Strukturwerk erhalten Sie die Betriebsarchitektur, die vier Kernmodule und die DIRIKON-App in der Basisversion.
Was Sie vor dem Kauf wissen sollten
Was ist ein Abwesenheits- und Kapazitätssystem in der Gastronomie?
Ein Abwesenheits- und Kapazitätssystem plant Urlaub und Ausfälle nach Funktionen statt nach Personen. Für jede Funktion sind Mindestbesetzung, ein Limit für den Normalbetrieb, ein Limit für die Hochsaison und eine Ersatzfunktion festgelegt. Ist das Limit erreicht, gibt es keine weitere Genehmigung, unabhängig vom Resturlaub.
Das Abwesenheits- & Kapazitätssystem von STRUKTURWERK GASTRO® ist Anwendungsmodul 04 der Betriebsarchitektur. Wo Ihr Betrieb strukturell unsicher ist, zeigt die Diagnose.
Wie viele Mitarbeiter dürfen gleichzeitig Urlaub nehmen?
Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Der Betrieb legt sie je Funktion selbst fest: wie viele Personen dieser Funktion gleichzeitig abwesend sein dürfen, einmal für den Normalbetrieb und einmal für die Hochsaison. Zu niedrige Limits erzeugen Dauerkonflikte, zu hohe machen das System wirkungslos. Das Hauptdokument führt in sieben Schritten zu dieser Festlegung.
Ist das Modul ein Urlaubsplaner?
Nein. Wer nur Urlaubstage addieren möchte, braucht dieses Modul nicht. Das Excel-Tool rechnet zwar Urlaubsanspruch, Verbrauch und Rest. Sein Zweck ist aber die Limitprüfung: Bleibt jede Funktion besetzt, wenn dieser Urlaub genehmigt wird?
Was tun, wenn jemand kurzfristig krank wird?
Jede Funktion hat eine einstufige Ersatzfunktion, die bei der Einrichtung schriftlich festgelegt wird: Grill ersetzt Beilage, Service Station 1 ersetzt Station 2. Fällt jemand aus, wird diese Ersatzfunktion aktiviert, ohne Diskussion im Team. Läuft eine Funktion regelmäßig an der Grenze, zeigt das der Jahresreview. Dann sind Limits, Ersatzfähigkeit oder Personalstruktur zu prüfen.
Was ist konkret im Lieferumfang enthalten?
Excel (2 Dateien): AAK System V3.2 mit elf Blättern (START, SYSTEM_SETUP, FUNKTIONEN, FEIERTAGE, MITARBEITER, PLANUNG, MONITOR, WANDKALENDER, URLAUBSPLAN_VORJAHR, DASHBOARD, Info & Lizenz) und der Beispielbetrieb, dieselbe Datei ausgefüllt.
PDF-Dokumente (11 Dateien, Version 1.2): Hauptdokument (11 Seiten), Architekturteil, Executive Summary, QuickStart, Implementierungsleitfaden, Versionshinweis, Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie vier Arbeitsblätter: Einrichtungsbogen, Genehmigungsprotokoll, Steuerungsroutine und Team-Aushang.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich?
Microsoft Excel ab Version 2016, Windows oder Mac. Die Datei ist eine normale .xlsx ohne Makros und ohne Verbindungen nach außen. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner oder Ihrem internen Netzlaufwerk. Die PDFs öffnen Sie mit jedem PDF-Reader.
Für welche Betriebe ist das Modul geeignet?
Für Gastronomie- und Hotelbetriebe mit mehreren Abteilungen. Das Excel-Tool trägt bis zu acht Abteilungen mit je bis zu acht Funktionen. Für mehrere Standorte oder mehrere rechtlich eigenständige Unternehmen ist eine erweiterte Lizenzvereinbarung nötig.
Brauche ich Vorerfahrung?
Excel-Grundkenntnisse reichen. Weiße Zellen sind Eingabe, graue Zellen enthalten Formeln und sind durch Blattschutz gesperrt. Abteilung und Funktion wählen Sie aus Auswahllisten. Der QuickStart führt in fünf Schritten durch die Einrichtung, der Implementierungsleitfaden in sechs Schritten durch die Einführung im Betrieb. Vor dem Echtbetrieb ist eine Testplanung über mindestens einen Monat vorgesehen.
Wie aktuell ist das Modul, was gilt bei rechtlichen Änderungen?
Ausgeliefert wird Version 1.2 (Oktober 2026). Das Planungsjahr wählen Sie im Excel-Tool frei, die Feiertage für Österreich rechnet die Datei daraus. Eine automatische Aktualisierung ist laut Lizenzbedingungen nicht geschuldet.
Fragen zu Urlaubsanspruch, Feiertagsregelungen oder Kollektivvertrag klären Sie mit Ihrem Steuerberater, der Wirtschaftskammer oder Ihrer Interessenvertretung. Die gesetzliche Grundlage ist das Urlaubsgesetz im RIS, einen Überblick für Arbeitgeber gibt die WKO-Seite Urlaub, Krankenstand und Arbeitsverhinderung. Das Modul bewertet keine Rechtsfragen.
Welche Lizenz erhalte ich?
Eine einfache, nicht übertragbare und zeitlich unbegrenzte Lizenz (lebenslange Lizenz) für ein rechtlich eigenständiges Unternehmen. Erlaubt sind die Nutzung im eigenen Betrieb, die Anpassung an Ihre Abläufe sowie Ausdrucke und Weitergabe an eigene Mitarbeiter.
Nicht erlaubt sind Weitergabe an Dritte, Verkauf, Vermietung, Unterlizenzierung und die Nutzung für Beratungs- oder Schulungsangebote gegenüber Dritten. Mehrere Standorte brauchen eine erweiterte Lizenzvereinbarung. Die vollständigen Lizenz- und Nutzungsbedingungen liegen dem Paket als PDF bei.
Ersetzt das Modul eine Beratung?
Nein. Es ist eine strukturierte Arbeitsunterlage und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratung. Die Anwendung auf Ihren Betrieb liegt bei Ihnen, bei Bedarf gemeinsam mit Steuerberater, Anwalt oder Wirtschaftskammer.
Weitere Fragen? Schreiben Sie über das Kontaktformular auf der Startseite. Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.