Unterweisung mit Nachweis für die Gastronomie
Pflichtunterweisungen für Küche und Service am Tablet oder Handy: Die App zeigt, wer bis wann fällig ist, und hält die Unterschrift am Bildschirm fest, mit dem Text in der Fassung Ihres Betriebs. Nachweisblatt, Akte und Register erstellt sie als PDF.
30 Tage kostenlos. Ohne Kreditkarte, ohne Kontodaten.
Entwickelt von Mark Pucher, Küchenchef mit 38 Jahren Praxis. Zusatzmodul zu DIRIKON, Stand: .
Wer erst nach dem Unfall sucht,
findet keine Unterschrift.
Modul Unterweisung am Handy
Vom ersten Arbeitstag zum Nachweis
Der Neue hat acht Erstunterweisungen offen. Ein Tipp auf die Aufschnittmaschine: Text lesen, am Gerät vorzeigen lassen, am Handy unterschreiben.
Zuletzt unterschreiben Sie als Unterweiser. Das Nachweisblatt mit Dauer, Block und beiden Unterschriften liegt danach in der Akte, als PDF für das Arbeitsinspektorat.
Aufnahme aus der App mit einem erfundenen Demobetrieb.
Wer bis wann unterwiesen werden muss
Jede Funktion im Betrieb hat ihre eigenen Pflichten. Die Spüle braucht die Arbeitsstoffe, die Servicekraft die Allergeninformation, der Koch den Arbeitsplatz Küche. Aus Funktion, Eintritt und letztem Nachweis rechnet die App für jede Person, wann sie fällig ist, und zeigt es als Ampel. Die Startseite des Moduls heißt deshalb Fällig.
Neu im Betrieb
Wer neu anfängt, steht mit seinen Erstfristen oben. In der Vorlage ist die Erstunterweisung vor dem ersten Dienst fällig. Die Blöcke am Arbeitsplatz Küche oder Service verteilt sie auf 14 Tage, jeder Block wird vor der ersten Benützung des Geräts unterwiesen.
Sammeltermin
Ein Tipp wählt alle vor, die in einer Unterweisung fällig sind. Zwölf Leute bei der Löscherübung ergeben einen Termin und ein Nachweisblatt.
Ampel
Grün ist aktuell. Gelb heißt fällig in den nächsten 30 Tagen oder Erstfrist läuft, rot überfällig. Grau heißt, die Unterweisung trifft für diese Funktion nicht zu.
Die Liste rechnet.
Unterweisen müssen Sie.
Unterweisen am Tablet oder Handy: lesen, prüfen, unterschreiben
§ 14 ASchG verlangt eine Unterweisung in verständlicher Form, und der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass sie verstanden wurde. Mit der App unterweisen Sie persönlich im Gespräch. Sie führt durch die Schritte und hält sie fest: Gelesen wird Block für Block aus dem Text Ihres Betriebs, dann trägt der Unterweiser je Person ein, wie er das Verständnis geprüft hat. Erst danach wird unterschrieben.
Unterweisen · Sammeltermin Küche
Unterweisung am Arbeitsplatz Küche, drei Teilnehmer, Dauer 25 Minuten
1Vorbereiten
Blöcke von heuteOrt: KücheSprache: Deutsch
2Lesen, Block für Block
Der Text in der Fassung des Betriebs, mit den Schreibfeldern „Bei uns“ und „Hausregel“. Das (i) zeigt dem Unterweiser den Leitfaden zum Block.
3Verständnis je Person
in eigenen Wortenam Gerät gezeigtFragen beantwortet
4Unterschriften
Jede Person unterschreibt einzeln am Bildschirm. Wer nicht verstanden hat, unterschreibt nicht und bleibt offen.
Unterweiser: unterschreibt zuletzt und schließt ab, nur am Tag der Unterweisung. Danach ist der Nachweis gesperrt.
Schichtleitung Kücheabgeschlossen 10:40
Übersetzer
Unterweisen Sie in einer anderen Sprache, unterschreibt der Übersetzer mit. Die Sprache steht im Nachweis.
Vortragender von außen
Die Löscherübung mit der Feuerwehr oder der Erste-Hilfe-Kurs: Die externe Person oder Ausbildungsstelle steht im Nachweis, die nächste Auffrischung rechnet die App.
Storno
Einen falschen Nachweis storniert die Schichtleitung oder wer über ihr steht, mit Grund. Er bleibt in der Akte sichtbar.
Wer nicht verstanden hat,
unterschreibt nicht.
Der Nachweis für das Arbeitsinspektorat
Die Unterweisung muss nachweislich erfolgen, so steht es in § 14 Abs. 1 ASchG. Eine Form des Nachweises schreibt der Wortlaut nicht vor. Nachvollziehbar sein muss, wer wann zu welchem Inhalt unterwiesen wurde, so das Zentral-Arbeitsinspektorat im Erlass vom 13.12.2010. Genau das steht auf dem Nachweisblatt, mit dem Text im Anhang, in der Fassung, mit der unterwiesen wurde.
Nachweisblatt · Ausschnitt
Arbeitsplatz Küche · Fassung 3 · 14.10.2026, 10:15 bis 10:40
| Teilnehmer | Funktion | Verständnis | Unterschrift |
|---|---|---|---|
| Lisa M. | Koch | am Gerät gezeigt | ✓10:36 |
| Jakob H. | Lehrling Küche | in eigenen Worten | ✓10:37 |
| Tamara S. | Küchenhilfe | Fragen beantwortet | ✓10:38 |
Dazu Ort, Sprache, Unterweiser und im Anhang der Text der Fassung 3 mit den Schreibfeldern des Betriebs.
- Nachweisblatt je Termin mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort, Sprache, Unterweiser und dem Text im Anhang
- Akte je Mitarbeiter mit Pflichten, Nachweisen und Erste-Hilfe-Kurs
- Register des Betriebs mit Ampel, im Querformat
- Texte je Fassung als PDF, für den Ordner oder den Aushang
Eine Unterweisung allein am Bildschirm kann nach demselben Erlass höchstens bei wiederkehrenden allgemeinen Themen ausreichen. Die erstmalige Unterweisung, die Unterweisung am Arbeitsplatz und die zur sicheren Bedienung von Arbeitsmitteln verlangen das persönliche Gespräch. Die App ist deshalb kein Selbstlernprogramm: Der Unterweiser liest mit, beantwortet Rückfragen, prüft das Verständnis je Person, und unterschrieben wird vor Ort.
Der Nachweis muss aus der Zeit vor der Tat stammen. Der Verwaltungsgerichtshof hat 2006 eine Strafe bestätigt, weil kein Nachweis aus der Zeit vor dem Unfall vorlag. Aussagen, die erst im Strafverfahren gemacht werden, genügen nicht (VwGH 24.11.2006, 2006/02/0235).
Das Blatt zeigt den Text.
Die Unterschrift zeigt, wer ihn gehört hat.
Die Texte aus dem Unterweisungssystem
Die Vorlage bringt zwölf Pflichten von der Erstunterweisung bis zum Erste-Hilfe-Kurs, mit Funktionen und Fristen, aus dem Unterweisungssystem, jede Rechtsaussage mit Fundstelle und Stand-Datum. Was nur Ihr Betrieb weiß, tragen Sie in die Schreibfelder Bei uns und Hausregel ein: wo der Feuerlöscher hängt, wer die Allergenauskunft gibt. Jede Änderung ergibt eine neue Fassung, und jeder Nachweis zeigt auf die Fassung, mit der unterwiesen wurde.
Zwölf PflichtenErstunterweisungGesundheitsbelehrungArbeitsplatz KücheArbeitsplatz ServiceAnlassunterweisungBrandschutz mit LöscherübungAllergeneHygieneschulungArbeitsstoffe GrundregelnArbeitsstoffe Küche und SpüleArbeitsstoffe Service und SchankErste-Hilfe-Kurs
Küche und Service werden in Blöcken unterwiesen, wie auf Papier. Grün wird es erst, wenn alle Blöcke der Funktion abgezeichnet sind. Leere Schreibfelder meldet die App, bevor Sie unterweisen. Die Texte sind Vorlagen mit Stand-Datum und keine Rechtsberatung.
Die Vorlage nennt die Fundstelle.
Ihren Betrieb kennen Sie.
Hygieneschulung und Gesundheitsbelehrung
Für die Hygieneschulung verlangt die Leitlinie Personalschulung eine Liste, auf der die Teilnehmer ihre Anwesenheit mit Unterschrift bestätigen, dazu Ort, Datum, Uhrzeit, Thema, Dauer und Vortragende. Ob auf Papier oder am Bildschirm, regelt sie nicht. Das Nachweisblatt der App enthält alle diese Angaben und die Unterschriften. Will die Lebensmittelaufsicht Papier sehen, drucken Sie es aus. Aufbewahrt wird der Schulungsnachweis laut Leitlinie mindestens drei Jahre, die App hält ihn, solange das Modul läuft, mindestens fünf.
- HygieneschulungLeitlinie Personalschulung, dazu bei Neueintritt und Veränderung des Aufgabengebiets
- jährlich
- GesundheitsbelehrungBelehrung nach der Leitlinie gesundheitliche Anforderungen, dazu am Beginn der Tätigkeit
- jährlich
- Unterweisung am Arbeitsplatz§ 14 ASchG, jeder Block vor der ersten Benützung, in der Vorlage alle Blöcke binnen 14 Tagen
- vor Beginn
- Ersthelfer, Auffrischung§ 40 AStV: mindestens 8 Stunden spätestens alle 4 Jahre, geteilt alle 2 Jahre mindestens 4
- alle 4 Jahre
Bei der Gesundheitsbelehrung bleibt das unterschriebene Formular „Schriftliche Belehrung“ der Leitlinie auf Papier beim Arbeitgeber, der Mitarbeiter bekommt eine Kopie. Der Nachweis in der App schließt erst mit den Haken „Formular unterschrieben und abgelegt“ und „Kopie an den Mitarbeiter ausgehändigt“. Die nächste Belehrung steht danach in Fällig. Die Belehrung ersetzt die Hygieneschulung nicht.
Das Formular bleibt im Ordner.
Die Frist rechnet die App.
Rollen: wer unterweist und wer einrichtet
Die Rollen kommen aus DIRIKON. Unterweisen darf die Schichtleitung für ihre Abteilung. Mitarbeiter brauchen keinen eigenen Zugang, sie unterschreiben am Gerät des Unterweisers. Das Team zeigt für jede Person einen Ampelpunkt je Unterweisung, ein Tipp öffnet ihre Akte.
Mitarbeiter
Unterschreibt am Gerät des Unterweisers. Mit eigenem Zugang sieht er seine Akte und die Texte, in denen er unterwiesen wurde.
Schichtleitung
Unterweist, führt Team und Akten der Abteilung, storniert falsche Nachweise und passt die Blöcke Küche oder Service an.
Inhaber, Geschäftsführung
Übernimmt die Vorlage, legt Funktionen, Pflichten und Fristen fest, bestätigt die Datenschutzinformation und sieht alle Abteilungen.
Austritt
Tragen Sie den Austritt ein, sobald jemand geht. Erst dann laufen die Löschfristen für diese Person.
Ohne Netz
Einen Text, den Sie einmal geöffnet haben, zeigt die App auch ohne Netz. Eine Unterschrift ohne Verbindung meldet sie als „nicht gesendet“ und schickt sie mit „Erneut senden“ nach. Bis dahin liegt sie nur im Arbeitsspeicher, die Seite bleibt also offen.
Unterschrieben wird am Gerät des Unterweisers.
Ein eigener Zugang ist nicht nötig.
Unterschriften, Datenschutz und Aufbewahrung
Gespeichert wird die Unterschrift als Bild in Graustufen, ohne Druck, Tempo und Strichrichtung. Für die Information der Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO erstellt die App eine Vorlage als PDF, die Sie jedem Mitarbeiter aushändigen, neuen beim Anlegen. Solange das Modul läuft, bleibt jeder Nachweis mindestens fünf Jahre.
2026
Unterwiesen
Nachweis mit Text, Fassung und Unterschriften.
2027 bis 2031
Bleibt gespeichert
Akte und Register zeigen ihn, jederzeit als PDF.
1. Jänner 2032
Gelöscht
Die Nachweise aus 2026 entfernt die Datenbank in der Nacht. Der jeweils letzte Nachweis je Unterweisung bleibt, solange die Person im Betrieb ist.
- Server in der EU (Irland). Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten, die Trennung erzwingt die Datenbank.
- Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gilt für das Modul mit, ohne eigene Unterschrift.
- Endet das Modul, bleiben die Nachweise 30 Tage lesbar. 90 Tage nach dem Ende werden sie mit dem Personalstamm gelöscht, die übrigen Daten in DIRIKON bleiben.
Fünf Jahre hält die App.
Länger hält das PDF.
Modul Unterweisung für Ihren Betrieb
Das Modul läuft in DIRIKON. Neu bei DIRIKON nehmen Sie das Paket: Kennzahlen und Unterweisung in einem Abo, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Kontodaten, danach 29 € im Monat, einzeln wären es 38 €. Wer DIRIKON schon nutzt, als Abo oder als Basisversion aus dem Strukturwerk, bucht nur das Modul dazu.
Neu bei DIRIKON · Paket mit Modul Unterweisung
Probemonat
0 €30 Tage
DIRIKON und Modul Unterweisung im vollen Umfang, ohne Kreditkarte, ohne Kontodaten. Danach zahlen Sie nur, wenn Sie weitermachen: 29 € im Monat. Abgebucht wird erst, wenn Sie Kreditkarte oder Kontodaten im Kundenbereich eintragen. Tragen Sie nichts ein, wird der Zugang pausiert. Ihre Einträge bleiben erhalten. Nur für Betriebe, die DIRIKON noch nicht nutzen.
Probemonat startenPaket monatlich
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DIRIKON und Modul Unterweisung, pro Monat und Betrieb, monatlich kündbar
Paket monatlich buchenPaket jährlich
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DIRIKON und Modul Unterweisung, pro Jahr und Betrieb, entspricht 24,17 € im Monat
Paket jährlich buchenNach dem Start kommen zwei E-Mails: der Link zum Passwort für DIRIKON und die Anleitung zur Einrichtung. Das Modul Unterweisung ist dann schon freigeschaltet. Beim Probemonat erinnern wir Sie drei Tage vor dem Ende. Kreditkarte oder Kontodaten tragen Sie jederzeit im Kundenbereich ein, auch während der Pause.
Schon bei DIRIKON · nur das Modul
Modul dazubuchen, am einfachsten aus der App: Zahnrad, Betriebsverwaltung, Zusatzmodule. Dann ist die Zuordnung zu Ihrem Betrieb schon dabei. Über diese Seite buchen Sie mit der E-Mail-Adresse Ihres Inhaber- oder Geschäftsführungszugangs. Nach der Zahlung schaltet sich das Modul selbst frei.
Mit dem Unterweisungssystem: Die Download-Mail enthält zwei Codes, 90 Tage ab Kauf gültig. Der Jahrescode gilt für das Jahresabo: Das Modul ist im ersten Jahr frei, das Jahrespaket kostet 100 €. Der Monatscode gilt für das Monatsabo: zehn Monate lang je 19 € weniger. Den Code geben Sie im Bestellvorgang unter „Aktionscode“ ein, im Probemonat gibt es dafür kein Feld. Umgekehrt rechnen wir das Modul auf das Unterweisungssystem an: nach dem Jahresabo zum vollen Preis 190 €, nach dem Jahrespaket 100 €, im Monatsabo auf Anfrage, was Sie für das Modul bezahlt haben, höchstens 190 €.
Was Sie vor der Buchung wissen sollten
Was ist das Modul Unterweisung in DIRIKON?
Das Modul Unterweisung ist ein Zusatzmodul der Kennzahlen-App DIRIKON für die Pflichtunterweisungen in Küche und Service: wer bis wann fällig ist, Unterweisen am Tablet oder Handy mit dem Text des Betriebs, Unterschrift am Bildschirm, Nachweisblatt, Akte und Register als PDF.
Die Texte kommen aus dem Unterweisungssystem, Anwendungsmodul 06 der Betriebsarchitektur. Welche Unterweisungen ein Gastronomiebetrieb braucht, zeigt der Artikel Pflichtunterweisungen im Gastronomiebetrieb.
Muss ich Unterweisungen schriftlich nachweisen?
Nach § 14 Abs. 1 ASchG muss die Unterweisung nachweislich erfolgen. Eine bestimmte Form des Nachweises schreibt der Wortlaut nicht vor. Nachvollziehbar sein muss nach Auffassung des Zentral-Arbeitsinspektorats, wer wann zu welchem Inhalt unterwiesen wurde (Erlass vom 13.12.2010).
Der Nachweis muss aus der Zeit vor der Tat stammen, im entschiedenen Fall vor dem Unfall. Aussagen, die erst im Strafverfahren gemacht werden, genügen nicht (VwGH 24.11.2006, 2006/02/0235). Wer die Unterweisungspflicht verletzt, begeht eine Verwaltungsübertretung nach § 130 Abs. 1 Z 11 ASchG: Geldstrafe von 166 bis 8.324 €, im Wiederholungsfall von 333 bis 16.659 €. Den Wortlaut des § 14 finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes.
Ersetzt die App die persönliche Unterweisung?
Nein. Nach dem Erlass des Zentral-Arbeitsinspektorats vom 13.12.2010 kann eine Unterweisung allein am Bildschirm höchstens bei wiederkehrenden allgemeinen Themen ausreichen. Die erstmalige Unterweisung, die am Arbeitsplatz und die zur sicheren Bedienung von Arbeitsmitteln verlangen das persönliche Gespräch.
Die App begleitet dieses Gespräch. Der Unterweiser liest mit den Mitarbeitern, beantwortet Rückfragen und prüft je Person das Verständnis, unterschrieben wird danach vor Ort. Ein Selbstlernprogramm ist sie nicht.
Wie oft muss ich unterweisen?
§ 14 Abs. 2 ASchG nennt die Anlässe: vor Aufnahme der Tätigkeit, bei einer Versetzung oder Veränderung des Aufgabenbereichs, bei neuen oder geänderten Arbeitsmitteln, bei neuen Arbeitsstoffen, bei neuen oder geänderten Arbeitsverfahren und nach Unfällen oder Beinahe-Unfällen, wenn das zur Verhütung weiterer Unfälle nützlich erscheint. Wiederholt wird erforderlichenfalls in regelmäßigen Abständen, jedenfalls wenn es die Evaluierung oder eine Verordnung festlegt (Abs. 3). Eine feste Jahresfrist steht seit 2002 nicht mehr im ASchG. Für Jugendliche verlangt § 24 Abs. 3 KJBG die Wiederholung mindestens jährlich, mit einem Mitglied des Betriebsrats oder Jugendvertrauensrats.
Die Vorlage wiederholt die meisten Unterweisungen nach zwölf Monaten, die Erstunterweisung nicht. Für die Hygieneschulung verlangt die Leitlinie Personalschulung mindestens einmal im Jahr. Jede Frist können Inhaber und Geschäftsführung ändern. Eine eigene Frist nur für Jugendliche hat die App derzeit nicht: Beschäftigen Sie Lehrlinge, stellen Sie die Wiederholung der Erstunterweisung auf zwölf Monate, dann erinnert die App bei allen daran.
Brauchen die Mitarbeiter einen eigenen Zugang?
Nein. Sie unterschreiben am Gerät des Unterweisers. Wer einen eigenen DIRIKON-Zugang hat, sieht seine Akte und die Texte, in denen er unterwiesen wurde.
Was, wenn ein Mitarbeiter nicht gut Deutsch kann?
Die Unterweisung muss verständlich sein, bei Arbeitnehmern ohne ausreichende Deutschkenntnisse in ihrer Muttersprache oder einer sonst verständlichen Sprache, und der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass sie verstanden wurde (§ 14 Abs. 4 ASchG).
In der App tragen Sie die Sprache ein und bei Bedarf einen Übersetzer, der mitunterschreibt. Wie das Verständnis geprüft wurde, steht je Person im Nachweis.
Ich habe das Unterweisungssystem. Was wird angerechnet?
Mit der Download-Mail kommen zwei Codes, von denen einer gilt, 90 Tage ab Kauf. Der Jahrescode gilt für das Jahresabo und zieht 190 € von der ersten Jahresrechnung ab: Das Modul ist im ersten Jahr frei, das Paket kostet 100 € statt 290 €. Der Monatscode gilt für das Monatsabo und zieht zehn Monate lang je 19 € ab. Im Probemonat gibt es kein Feld für den Code. Wollen Sie ihn nutzen, buchen Sie direkt.
Umgekehrt bekommt, wer das Modul im Jahresabo zum vollen Preis bucht, einen Code über 190 € auf das Unterweisungssystem, beim Jahrespaket über 100 €. Im Monatsabo rechnen wir auf Anfrage an, was Sie für das Modul bezahlt haben, höchstens 190 €. Schreiben Sie uns dazu vor dem Kauf des Unterweisungssystems.
Brauche ich DIRIKON dafür?
Ja, das Modul läuft in DIRIKON. Neu bei DIRIKON nehmen Sie das Paket DIRIKON mit Modul Unterweisung um 29 € im Monat oder 290 € im Jahr, ein Abo für beides. Wer DIRIKON schon als Abo oder als Basisversion aus dem Strukturwerk hat, bucht das Modul um 19 € im Monat dazu. Läuft bereits das Modul HACCP, kommt das Modul Unterweisung als zweites Zusatzmodul dazu.
Wie lange bleiben die Nachweise gespeichert?
Solange das Modul läuft, mindestens fünf Jahre: Am 1. Jänner löscht die Datenbank die Nachweise aus dem sechsten Kalenderjahr davor. Der jeweils letzte Nachweis einer Unterweisung bleibt, solange die Person im Betrieb ist. Wer Nachweise länger braucht, sichert Akte und Register als PDF.
Wie kündige ich, und was passiert mit den Daten?
Im Kundenbereich bei Stripe, zum Ende der bezahlten Laufzeit. Danach sind keine neuen Unterweisungen möglich. Die Nachweise bleiben 30 Tage lesbar, in dieser Zeit sichern Sie Akten und Register als PDF. 90 Tage nach dem Ende werden die Daten des Moduls mit dem Personalstamm gelöscht, DIRIKON läuft unverändert weiter. Im Paket endet DIRIKON mit dem Modul. Es gelten die AGB DIRIKON, Ziffer 9.
Weitere Fragen? info@strukturwerk-gastro.at, Antwort an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.