Gastronomie-Kalkulation: Die wichtigsten Faustregeln und warum sie allein nicht reichen
Wareneinsatz mal drei, Personal ein Drittel, Ware und Personal zusammen unter sechzig. Mit diesen Regeln wird in den meisten Küchen kalkuliert, und als Orientierung stimmen sie. Einen Betrieb steuern sie nicht. Das merkt man meistens erst im Februar.
Lesezeit ca. 11 MinutenVon Mark PucherAktualisiert
Welche Faustregeln gelten für die Kalkulation in der Gastronomie?
Für die Kalkulation in der Gastronomie gelten diese Orientierungswerte, jeweils in Prozent vom Nettoumsatz: Wareneinsatz Küche 26 bis 32, Getränke 20 bis 26, Personalkosten 30 bis 38. Ware und Personal zusammen bleiben unter 60, ab 65 wird es kritisch. Den Verkaufspreis liefert der Kalkulationsfaktor: Wareneinsatz pro Portion mal Faktor ergibt den Nettopreis. Danach kommt die Umsatzsteuer dazu, in Österreich 10 Prozent auf Speisen und 20 Prozent auf Getränke.
| Wareneinsatz Küche | 26 bis 32 % |
|---|---|
| Wareneinsatz Getränke | 20 bis 26 % |
| Personalkosten | 30 bis 38 % |
| Ware und Personal zusammen | unter 60 % |
| Ware und Personal kritisch ab | 65 % |
| Kalkulationsfaktor Speisen | 3,1 bis 3,8 |
| Kalkulationsfaktor Getränke | 3,8 bis 5,0 |
Diese Werte zeigen, wo ein Betrieb ungefähr liegen sollte. Ob ein einzelnes Gericht seinen Preis trägt, ob die Rezeptur noch zum Einkauf passt und ob die Quote am Monatsende stimmt, sagen sie nicht. Dafür braucht es die Kalkulation jedes Gerichts und den monatlichen Abgleich mit den Istwerten.
Herbst, die neue Karte wird gerechnet. Der Küchenchef nimmt jede Rezeptur, rechnet den Wareneinsatz pro Teller, nimmt ihn mal drei und rundet auf ,50 oder ,90. So hat er es gelernt, so habe ich es auch gelernt. Im Februar kommt die Auswertung: 38 Prozent Wareneinsatz in der Küche. Gerechnet waren 33. Verrechnet hat sich niemand.
Die Faustregel war richtig angewendet. Sie war nur das Einzige, was gerechnet wurde. Wie weit so eine Regel trägt, sieht man an jedem der vier Werte, mit denen in der Gastronomie kalkuliert wird.
Wareneinsatz in Prozent
Wareneinsatz in Euro, geteilt durch den Nettoumsatz, mal hundert. 26 bis 32 Prozent in der Küche und 20 bis 26 Prozent bei Getränken schaffen gut geführte Betriebe. Der Durchschnitt liegt darüber. Die Kennzahlen der WKO auf Basis von ÖHT- und Prodinger-Daten aus 2019 nennen für Restaurants und Wirtshäuser einen Küchenwareneinsatz von 28 bis 36 Prozent, für gutbürgerliche Landgasthäuser bis 40.
Küche und Getränke gehören getrennt gerechnet. Eine gemeinsame Quote bewegt sich schon, wenn sich nur das Verhältnis der Umsätze verschiebt. Ein Beispiel: 31 Prozent in der Küche, 22 Prozent bei Getränken, Umsatzverhältnis 60 zu 40. Das ergibt eine Gesamtquote von 27,4 Prozent. Geht der Getränkeanteil auf 30 Prozent zurück, steht die Gesamtquote bei 28,3. In der Küche hat sich nichts verändert.
Personalkostenquote
Die gesamten Personalkosten geteilt durch den Nettoumsatz. Dazu zählen Löhne und Gehälter, Lohnnebenkosten und Sonderzahlungen. 30 bis 38 Prozent sind ein realistischer Rahmen. Wer viel Service am Tisch hat, liegt oben.
In inhabergeführten Betrieben hat diese Zahl einen blinden Fleck. Der Wirt, der sechzig Stunden in der Woche am Herd oder im Service steht, kommt in den Personalkosten nicht vor. Die Quote sieht gesund aus, weil die teuerste Arbeitskraft im Haus fehlt. Sogar die WKO-Tabelle vermerkt bei den Personalkosten „oft ohne Unternehmerlohn“. Wer ehrlich kalkulieren will, setzt einen Unternehmerlohn an, auch wenn er nie ausbezahlt wird.
Die 60-Prozent-Grenze für Ware und Personal
Ware und Personal sind zusammen der größte Kostenblock. Bleibt die Summe unter 60 Prozent vom Nettoumsatz, ist Luft für Miete, Energie, Instandhaltung und Ergebnis. Zwischen 60 und 65 wird es eng. Ab 65 trägt sich ein Betrieb meist nur, solange nichts dazwischenkommt: kein Kompressor, der im Juli ausfällt, kein schwacher Monat, kein Ausfall in der Küche.
Ich halte diese Grenze für aussagekräftiger als jede Einzelquote, weil sich Ware und Personal gegenseitig verschieben. Dazu mehr bei den Verbrennungsstellen.
Kalkulationsfaktor und Aufschlag
Der Kalkulationsfaktor ist 100 geteilt durch die Zielquote. 30 Prozent ergeben 3,33, 26 Prozent ergeben 3,85. Daraus folgt eine unbequeme Rechnung. Die bekannteste Faustregel der Branche, Wareneinsatz mal drei, ergibt eine Quote von 33,3 Prozent. Das liegt über dem Korridor, den dieselbe Branche als Ziel ausgibt.
Dazu kommt ein Fehler, den ich in vielen Küchen gesehen habe. Der Faktor gilt für den Nettopreis. Wer ihn auf den Kartenpreis anwendet, also mit Umsatzsteuer, rechnet bei Speisen in Wahrheit mit 2,73 statt mit 3,0. Der Wareneinsatz liegt dann bei 36,7 Prozent, obwohl auf dem Papier mal drei gerechnet wurde. Das erklärt schon einen guten Teil der Lücke aus dem Beispiel oben.
Verkaufspreis kalkulieren: vom Wareneinsatz zum Kartenpreis
Die Aufschlagskalkulation hat drei Schritte. Zuerst der Wareneinsatz pro Portion aus der Rezeptur, gerechnet mit dem Gewicht, das wirklich auf dem Teller liegt. Dann mal Faktor, das ist der Nettoverkaufspreis. Zum Schluss die Umsatzsteuer dazu und auf einen Kartenpreis runden, der sich gut liest.
- Schweinsschnitzel mit Erdäpfelsalat: Wareneinsatz 4,20 €, Faktor 3,33, netto 14,00 €, mit 10 % USt 15,40 €, Kartenpreis 15,50 €, also 14,09 € netto. Tatsächlicher Wareneinsatz: 29,8 %.
- Bier 0,5 l vom Fass: Wareneinsatz inklusive Schankverlust 0,95 €, Faktor 4,5, netto 4,28 €, mit 20 % USt 5,13 €, Kartenpreis 5,20 €. Tatsächlicher Wareneinsatz: 21,9 %.
Für den Einstieg ist die Methode brauchbar und schnell. Ihre Schwäche: Sie verteilt alle übrigen Kosten im Verhältnis zur Ware. Hausgemachte Teigtaschen mit billiger Ware und viel Handarbeit werden dadurch zu billig. Ein Steak mit teurer Ware und ein paar Minuten am Grill wird zu teuer. Korrigieren lässt sich das über die Personalzeit pro Gericht oder über den Deckungsbeitrag.
Deckungsbeitrag: Warum ein Gericht mit hoher Quote mehr verdienen kann
Der Deckungsbeitrag I ist der Nettoverkaufspreis minus Wareneinsatz. Er sagt, wie viel Euro ein Teller zu Personal, Miete und Ergebnis beiträgt. Die Quote sagt das nicht.
Das Schnitzel von oben: 14,09 € netto, 4,20 € Ware, 9,89 € Deckungsbeitrag. Ein Rindersteak mit 13,50 € Ware steht um 34,00 € auf der Karte, das sind 30,91 € netto. Wareneinsatzquote 43,7 Prozent, nach jeder Faustregel ein Fall für die Streichliste. Der Deckungsbeitrag liegt bei 17,41 €. Das sind 7,52 € mehr pro Teller als beim Schnitzel.
Rechnungen werden in Euro bezahlt, nicht in Prozent.
Welches der beiden Gerichte besser ist, entscheidet die Quote also nicht. Das hängt davon ab, wie oft es verkauft wird, wie viel Arbeitszeit es bindet und ob der Grill am Samstagabend die Menge überhaupt schafft. Welche Gerichte eine Karte tragen und welche sie belasten, steht im Artikel zur Speisekarte als Bauplan der Küche. Warum eine niedrige Quote allein noch keinen Gewinn bedeutet, beschreibt der Artikel zum Wareneinsatz.
Wo Faustregeln kippen: die vier Verbrennungsstellen der Kalkulation
Zwischen Kartenpreis und Monatsquote gibt es vier Stellen, an denen eine richtig angewendete Faustregel ein falsches Ergebnis liefert. Wo die Kalkulation nicht aufgeht, finde ich meistens mehrere davon auf einmal.
Der Durchschnitt, der für den eigenen Betrieb gehalten wird
Ein Landgasthaus mit Mittagsmenü, eine Thermengastronomie mit Selbstbedienung und ein À-la-carte-Restaurant mit drei Servicekräften am Abend rechnen alle mit 30 Prozent Wareneinsatz. Steht ja in jedem Ratgeber.
Was passiertDie drei haben völlig verschiedene Kostenstrukturen. Wo kaum Service nötig ist, verträgt der Teller mehr Ware. Wo jeder Gast am Tisch betreut wird, reichen 30 Prozent oft nicht, weil das Personal den Rest frisst. Der eine trifft seine Quote auf den Punkt und verliert trotzdem Geld. Der andere streicht ein Gericht mit 35 Prozent, das seine Struktur gut getragen hätte.
Was strukturell trägtDie Zielwerte aus der eigenen Kostenstruktur ableiten. Der Weg geht rückwärts: Fixkosten, Personalkosten und gewünschtes Ergebnis festlegen, dann sieht man, wie viel Prozent für die Ware übrig bleiben. Die Faustregel prüft danach nur noch, ob das Ergebnis plausibel ist.
Die Convenience-Verschiebung
Die Patisserie-Stelle ist seit Monaten unbesetzt, also kommen die Desserts fertig vom Lieferanten. Die Personalkosten sinken um zwei Punkte, der Wareneinsatz steigt um zwei. In der Monatsbesprechung muss sich die Küche für die Quote rechtfertigen.
Was passiertWare und Personal sind kommunizierende Gefäße. Wer zukauft, schiebt Kosten vom Personal in die Ware. Wer selbst produziert, senkt den Wareneinsatz und bindet Stunden, die in keiner Tellerkalkulation stehen. Werden beide Quoten getrennt bewertet, kommt Unsinn heraus: Die richtige Entscheidung gilt als Fehler, die teure Eigenproduktion als Erfolg.
Was strukturell trägtWare und Personal immer als Paar ansehen, über die gemeinsame Grenze von 60 Prozent. Wer zwischen Eigenproduktion und Zukauf entscheidet, schreibt beide Zahlen auf: was die Ware mehr kostet, wie viele Stunden wegfallen und was am Ende übrig bleibt.
Die Rezeptur ohne Ausbeute
Die Hüfte kostet laut Lieferschein 24 € das Kilo. Die Portion hat 200 Gramm, in der Kalkulation stehen also 4,80 €. Nach dem Parieren und Braten bleiben von einem Kilo Rohware 700 Gramm, die auf den Teller kommen.
Was passiertFür 200 Gramm am Teller braucht es 286 Gramm Rohware. Der echte Wareneinsatz liegt bei 6,86 €, fast 43 Prozent über dem kalkulierten. Die Monatsquote weicht dauerhaft ab, und keiner findet den Fehler, weil jeder Rechenschritt für sich stimmt. Gerechnet wurde mit dem falschen Gewicht.
Was strukturell trägtFür jede Hauptkomponente die Ausbeute einmal messen und auf der Rezepturkarte festhalten: Putzverlust, Garverlust, Portionierverlust. Kalkuliert wird nur mit dem tellerfertigen Gewicht. Wechseln Lieferant oder Qualität, wird neu gemessen.
Die Kalkulation von gestern
Die Karte wurde vor zwei Jahren sauber kalkuliert. Seither haben sich die Einkaufspreise mehrmals bewegt, die Verkaufspreise kein einziges Mal.
Was passiertDie Quote steigt, obwohl im Betrieb nichts schlechter läuft. Die Kalkulation war richtig, sie ist es nur nicht mehr. Wie sich das über viele kleine Preissteigerungen aufbaut, steht im Artikel zum Wareneinsatz und seinen Verbrennungsstellen.
Was strukturell trägtDie umsatzstärksten Gerichte zweimal im Jahr nachkalkulieren, zu festen Terminen. Dazu eine Regel für den Anlassfall: Steigt der Preis einer Hauptkomponente spürbar, werden sofort alle Gerichte nachgerechnet, in denen sie vorkommt.
Kalkulation ist nicht Steuerung
Eine Kalkulation legt fest, was ein Teller kosten soll. Sie entsteht einmal pro Gericht, am Schreibtisch. Steuerung vergleicht danach jeden Monat, was die Teller tatsächlich gekostet haben, und regelt, wer bei einer Abweichung was macht. Das eine ist ein Sollwert, das andere ein Ablauf.
Die meisten Betriebe, die ich kenne, haben den Sollwert und keinen Ablauf. Die Karte ist gerechnet, die Zahlen kommen mit der Buchhaltung, und eine Abweichung fällt auf, wenn sie schon Geld gekostet hat. Dann heißt es, die Kalkulation stimmt nicht. Meistens fehlt die Steuerung.
Eine Kalkulation sagt, was ein Teller kosten soll. Erst die Steuerung zeigt, was er gekostet hat.
Welche Zahlen dafür jeden Monat auf den Tisch gehören und warum die BWA dafür zu spät kommt, steht im Artikel zu den Kennzahlen in der Gastronomie. Im Steuerungssystem ist dieser Ablauf als feste Monatsrunde angelegt, mit Zielwerten für Wareneinsatz und Personalkosten und einer Regel, was bei einer Abweichung passiert.
Der Test, den sich die meisten Betriebe nicht stellen
Wenn die Quote steigt, lautet die übliche Frage: „Müssen wir die Preise erhöhen?“ Die kommt zu früh.
Die bessere Frage: Wann wurde das meistverkaufte Gericht zuletzt mit aktuellen Einkaufspreisen und tellerfertigem Gewicht nachgerechnet, und von wem?
Wer darüber nachdenken muss, braucht keine bessere Faustregel. Es fehlen eine Zuständigkeit und ein Termin. Diese Lücke steht hinter fast jedem instabilen Betrieb, und deshalb setzt die Betriebsarchitektur zuerst bei den Abläufen an und erst danach bei den Zahlen. Wo Ihr Betrieb dabei steht, zeigt die Stabilitätsdiagnose in wenigen Minuten.
Häufige Fragen zur Kalkulation in der Gastronomie
Wie berechnet man den Verkaufspreis in der Gastronomie?
Wareneinsatz pro Portion mal Kalkulationsfaktor ergibt den Nettoverkaufspreis. Dazu kommt die Umsatzsteuer, in Österreich 10 Prozent auf Speisen und 20 Prozent auf Getränke. Der Faktor ist 100 geteilt durch die angestrebte Wareneinsatzquote, bei 30 Prozent also 3,33. Der Wareneinsatz wird mit dem tellerfertigen Gewicht gerechnet, und der Faktor gilt für den Nettopreis, nicht für den Kartenpreis.
Wie hoch darf der Wareneinsatz in der Gastronomie sein?
Als Orientierung gelten in der Küche 26 bis 32 Prozent vom Küchenumsatz und bei Getränken 20 bis 26 Prozent vom Getränkeumsatz. Viele Restaurants und Wirtshäuser liegen in der Küche darüber, bis Mitte dreißig. Aussagekräftiger als der Vergleich mit der Branche ist die eigene Entwicklung von Monat zu Monat, getrennt nach Küche und Getränken.
Welcher Kalkulationsfaktor ist in der Gastronomie üblich?
Üblich ist ein Kalkulationsfaktor von 3,1 bis 3,8 für Speisen und 3,8 bis 5,0 für Getränke. Ein Faktor von 3 entspricht einer Wareneinsatzquote von 33,3 Prozent und liegt damit über dem Zielkorridor für die Küche.
Wie hoch dürfen die Personalkosten in der Gastronomie sein?
Die Personalkosten sollten bei 30 bis 38 Prozent vom Nettoumsatz liegen, je nach Konzept. Betriebe mit viel Service am Tisch liegen am oberen Ende. Ware und Personal zusammen sollten unter 60 Prozent bleiben, ab 65 Prozent wird es kritisch. In inhabergeführten Betrieben gehört ein kalkulatorischer Unternehmerlohn dazu, sonst ist die Quote geschönt.
Wie oft sollte man die Speisekarte nachkalkulieren?
Die umsatzstärksten Gerichte zweimal im Jahr zu festen Terminen, zusätzlich sofort, wenn eine Hauptkomponente spürbar teurer wird. Die ganze Karte jedes Mal neu zu rechnen, ist nicht nötig.
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